Ottimizza il tuo tempo e migliora la produttività.
Ce lo siamo detti più e più volte, ne abbiamo parlato con diversi colleghi e magari l’ultima volta in cui hai pensato “Ma chi me lo ha fatto fare?” è stata proprio qualche minuto fa.
La vita di noi freelance non è facile (del resto, per chi lo è?) però c’è da dire anche che a volte siamo noi stessi i primi a complicare le cose più di quanto sia necessario. Sei d’accordo?
Non sono esattamente la persona più creativa di questo mondo, mi piace essere molto pratica e concreta ed è per questo che per lavoro ho scelto di dare una mano da questo secondo punto di vista.
Oggi quindi ti voglio presentare 3 strumenti che mi aiutano ad essere più organizzata fin dall’inizio della mia avventura come freelance e che mi rendono più semplice il lavoro quotidiano. Pronta?
LastPass | Per non dimenticare le tue password
Le password sono come le caramelle: una tira l’altra, quindi non c’è da stupirsi se ho deciso di partire con uno strumento che ci aiuta a gestirle in modo semplice.
Se sei tra le persone che ancora usano metodi manuali e cartacei per tenere traccia delle “parole d’ordine” del mondo online, ti prego, finisci di leggere questo primo punto e corri a creare il tuo account su LastPass!
Le password che ognuno di noi deve gestire sono semplicemente troppe e farlo manualmente fa perdere un sacco di tempo, oltre ad essere oggettivamente un modo di lavorare poco sicuro.
Tutti noi abbiamo bisogno di accedere a moltissimi strumenti, per lavoro ma anche no: Canva, Hootsuite, Facebook, Instagram, WordPress, la banca, Gmail, Google Analytics, Zalando, Amazon, Pinterest, Siteground, membership varie, Trello, HelloBar e chi più ne ha più ne metta!
A molti di questi “luoghi virtuali” dobbiamo accedere anche per conto dei clienti quindi è letteralmente impossibile riuscire a ricordarsi ogni singola credenziale e con LastPass non è nemmeno necessario.
Tutto quello che devi fare e creare il tuo account, installare l’estensione gratuita per il browser e da quel momento puoi cancellare e dimenticare qualsiasi user e/o password tu abbia mai dovuto ricordare.
Viste poi tutte le nuove disposizioni in materia di sicurezza legate alla GDPR, usare un tool come LastPass è decisamente fondamentale perchè non è necessario che tu conosca le credenziali degli account dei tuoi clienti ma basta che loro condividano con te l’accesso agli account a cui tu hai bisogno di accedere (non i dati di accesso).
LastPass salva anche le URL collegate alle credenziali che hai bisogno di salvare, così puoi accedere al sito che ti serve direttamente anche dalla tua “cassaforte” tramite l’apposita barra di ricerca.
Alla fine dovrai solo ricordarti un’unica password, quella per accedere a LastPass, e il gioco è fatto!
Alternative:
Toggl | Per monitorare come investi il tuo tempo
Non so te, ma io quando ho iniziato a lavorare come freelance non avevo idea di quanto tempo avrei impiegato per svolgere le attività per le quali offrivo i miei servizi.
Quanto ci si mette per preparare un articolo di blog? Quanto tempo ci vuole per fare il proofreading di 20 pagine di testo? E quanto invece dovevo aspettarmi di impiegare per programmare 15 post su Facebook?
In realtà però tracciare il tempo non mi è stato utile soltanto all’inizio del mio percorso, ma lo è tuttora perchè nel frattempo alcune dinamiche e attività che propongo sono cambiate e io ho comunque bisogno di sapere sempre quanto ci metto a fare qualcosa.
Il motivo è che questa informazione è molto preziosa: se non sai quanto tempo ti ci vuole per portare a termine uno dei tanti servizi che offri, non puoi essere consapevole di dove va a finire il tuo tempo giorno dopo giorno. E se non sai come impieghi davvero le tue giornate, non puoi valutare come migliorare la tua organizzazione e sarai sempre schiavo del tempo che, guarda un po’, sfugge sempre troppo velocemente.
Beh, se vuoi evitare questo scenario quasi apocalittico, ti suggerisco di provare ad usare Toggl!
Come LastPass, anche questo è uno strumento gratuito (ma ovviamente alcune funzioni e opzioni più avanzate sono a pagamento) molto semplice ed intuitivo. Devi solo creare il tuo account e puoi subito cominciare a tracciare il tempo che utilizzi sia per svolgere il lavoro per i tuoi clienti che per gestire il tuo stesso business.
Saprai già molto bene che, oltre a tutto il lavoro “ufficiale” da fare per chi si affida a noi, un business che funziona richiede anche parecchia gestione interna e per essere in grado di ritagliarsi il giusto tempo per quest’ultima è necessario essere quanto più consapevoli possibile di dove facciamo finire i 1.440 minuti che abbiamo a disposizione ogni giorno.
Alternative:
Asana | Per la tua programmazione
Se non è la prima volta che senti parlare di me e dei servizi che offro o se per caso sei bazzicato dalle mie parti nelle ultime settimane, saprai già qualcosa riguardo questo ultimo importante punto.
Asana è un’applicazione online che ho scoperto ormai più di 2 anni fa e di cui mi sono innamorata follemente tanto da cominciare ad usarla anche per gestire i miei progetti personali.
Parliamo infatti proprio di questo, della gestione di progetti: una volta che hai ben chiaro il tempo che ti serve per completare le attività di cui ti occupi quotidianamente, cosa può aiutarti a migliorare la tua vita da freelance se non un programma di gestione?
La materia è delicata perchè ci sono tantissimi modi di gestire il proprio lavoro e il punto è proprio trovare quello che funziona di più per te, o più verosimilmente il mix degli strumenti giusti: agenda, to-do list, tecnica del pomodoro e tutti gli altri che conoscerai già.
Così, se non hai mai provato Asana, ti consiglio di farlo perchè è piuttosto facile imparare ad usarlo bene e scoprire che è magari è proprio lo strumento di cui avevi bisogno per la gestione del tuo business, come è successo a me!
Dopo aver creato il tuo account potrai predisporre il primo spazio di lavoro in cui inserire progetti e task da portare a termine, con tanto di deadline e possibilità di assegnarle anche ad altre persone diverse da te.
Le cose che vorrei raccontarti di Asana sono davvero tantissime e non basterebbero 10 articoli di blog ma non ti lascio a mani vuote perchè, se sei interessato ad approfondire il discorso, ho creato un corso online on demand grazie al quale potrai conoscere e imparare ad usare Asana.
Alternative:
