Smartworking: come organizzare il lavoro da casa

Guida al lavoro da casa per freelance.

Come si organizza il lavoro da casa?

Nel mio passaggio da lavoratrice dipendente a libera professionista, la cosa che più temevo era la disorganizzazione, quel baratro di caos entropico in cui il freelance in pigiama rischia di invischiarsi.
Riuscirò a lavorare da casa senza distrazioni?
Riuscirò a essere creativa?
Riuscirò a non perdermi nelle chiacchiere con il mio compagno, a restare focalizzata e massimizzare la mia produttività?

In questo momento in cui lo smartworking è diventato una necessità, ho pensato di condividere con te il mio decalogo per rendere il lavoro da casa produttivo, piacevole e dannatamente divertente. In una parola? Avere un business sostenibileper te, che sei freelance.

La tua routine giornaliera

Dovreste prendervi del tempo per riflettere e non fare nulla. Un momento di pace e silenzio ridurrà i vostri livelli di stress. Soprattutto darà un impulso alla vostra creatività. - Da "Smetti di odiare i lunedì", di Bruce Daisly

Avere una routine da seguire è fondamentale. Non credo al freelance in pigiama né a quello che sorseggia mojito sulle spiagge di Bali, ma credo nel freelance che scandisce il proprio tempo rendendo piacevole ogni momento passato tra le mura domestiche. Sono una dormigliona, mi piace svegliarmi tardi al mattino, sebbene da quando ci sia Argo - il nostro cane - le cose non vadano esattamente in questo modo. Mi sono adattata in modo veloce alla sveglia anticipata di un'ora e così, entro le 7.30 del mattino sono in piedi. Assaporo la colazione con calma davanti alle vetrate della sala da pranzo e poi inizio la mia giornata prendendomi tempo per me.

Non credo agli allenamenti di The Miracle Morning di Hal Elrod, per me sfiancanti e ad altissimo tasso di ansia da prestazione. Non mi piace il concetto di base, in cui non ti svegli presto non riuscirai mai a fare quello che desideri. Mi piace invece questo aspetto: fai, prima di tutto, ciò che ami di più e poi dedicati al dovere.

Consapevole di ciò, complice anche le bacchettate sulle mani della mia amica Giada Carta - imbattibile quando si tratta di mettere davanti a tutto noi stesse -, ho scelto di assecondare il mio bioritmo, concentrare al mattino le mie attività creative e spirituali e mettermi a lavorare solo dopo pranzo. O dopo aver completato tutte le attività piacevoli con cui iniziare la giornata.

In questo modo la mia routine mette al centro la cura di me stessa, della mia spiritualità, delle mie passioni.
Sembrerà strano, ma così riesco a essere molto più produttiva lavorando la metà del tempo.

Avere una routine ti permette di arricchire la tua vita, a non dimenticarti di te stessa, a crescere con le tue passioni e ciò a cui troppo spesso rinunci perché dai priorità agli altri - clienti, famiglia, doveri e incombenze domestiche - dimenticandoti di te stessa.

Come si imposta una routine?
Prendendo carta e penna e scadendo le tue giornate di piccoli ma insindacabili piaceri.
Poche attività ma che ti facciano sorridere e rendano le tue giornate piacevoli.
La tua routine non è una questione di fare un miliardo di cose e sentirti in affanno davanti a una to do list implacabile, ma fare spazio a ciò che ti fa stare bene davvero.

Ecco alcune attività che sono nella mia routine settimanale e giornaliera.

• Una colazione lenta, dolce, senza fretta né parole ad alta voce.
• La mia skincare mattutina, con le coccole dei prodotti coreani Yepoda. La mattina e la sera, prima di dormire, utilizzo i suoi prodotti per la detersione del viso. Per chi è pigra come me, sono un toccasana e aiutano a ricordare di prenderci cura del nostro corpo ogni giorno.
• La mia pratica spirituale. Sono una praticante di sciamanesimo nepalese da diversi anni e, ogni mattina, dopo essermi preparata, mi dedico al raccogliemento e al radicamento, alla preghiera e alla recitazione dei mantra per ricordarmi di ringraziare ogni giorno per tutto ciò che ho. Non mi dò orari. Uno dei motivi per cui ho scelto di essere freelance era avere più tempo da dedicare alla mia pratica spirituale e così è.
• Due volte alla settimana vado a lezione di Hatha Yoga. Quando non vado in shala, lo faccio a casa. È il mio modo di meditare in movimento, onorare il mio corpo - anche quelle parti di cui mi dimentico - prendermi tempo per respirare e liberare la mente. Quando la stagione è buona e fa caldo, vado a camminare in quella che chiamo la Brughiera che mi ricorda sempre la mia infanzia ed è la mia dose di selvaggio incontro con la Natura. Il sabato mattina mi regalo un massaggio.
• Mi dedico alla scrittura creativa. Un po' di tempo per pianificare, prendere appunti, studiare per nuovi romanzi. In alternativa, a seconda di ciò di cui sento il bisogno, mi dedico a qualche progetto creativo veloce che mi dia energia, come il collage, il ricamo su carta o il disegno intuitivo.
• Se resta tempo, inizio a lavorare oppure rimando a dopo pranzo.
• Ho una mini routine serale: skincare, il diario della gratitudine (all'occorrenza, anche qualche pagina di journaling) e la lettura di un buon romanzo prima di addormentarmi.

Lavora meno per lavorare meglio

Nel 2013 Andy Murray, in risposta a una domanda sul perché i match più lunghi fossero quelli più difficili, egli spiegò che non era tanto l’impegno fisico a essere particolarmente arduo, in fondo i tennisti si allenano sodo proprio per sviluppare una resistenza erculea. Era la stanchezza mentale che derivava dal dover prendere migliaia e migliaia di decisioni. A un certo punto la qualità del processo decisionale cominciava a risentirne.

[...] Daniel Levitin in The Organized Mind, esiste un limite a quel che possiamo fare. «I nostri cervelli sono strutturati per prendere un certo numero di decisioni al giorno», scrive, «e una volta che raggiungiamo quel limite non possiamo prenderne altre, non importa quanto siano importanti». Rileggete questa frase e pensate a quel che comporta per il vostro lavoro. - Da "Smetti di odiare i lunedì", di Bruce Daisly

Lavoro in media 4 - 5 ore al giorno. Essere produttiva e prendere decisioni strategiche per la comunicazione delle mie clienti richiede concentrazione e creatività, due qualità che non hanno un serbatoio eterno a cui attingere nell'arco di una giornata. Lavoro in una fase che viene definita depth time, ovvero un tempo profondo in cui mi dedico al lavoro con il massimo dell'energia e della creatività a disposizione, senza distrazioni. Lo psicologo ungherese-americano Mihály Csíkszentmihályi descrive questo tipo di tempo usando il termine “flusso”. Per usare le parole di Csíkszentmihályi, il flusso è «trovarsi completamente immersi in un’attività per il gusto di farla. L’io non c’è più. Il tempo vola. Ogni azione, movimento e pensiero si genera ineluttabilmente dai precedenti, come quando si suona jazz. Tutto il vostro essere è coinvolto e le vostre capacità sono sfruttate al massimo grado».

Organizzo le mie giornate lavorative, nell'arco della settimana, in modo da:

• avere giorni e orari dedicati alle consulenze in call con le mie clienti;
• giorni di lavoro profondo sulle strategie di comunicazione delle mie clienti;
• un giorno alla settimana dedicato al mio business in cui lavoro per le collaborazioni con altre professioniste, sulla mia strategia di marketing o per la realizzazione di nuovi servizi (in genere il venerdì);
• un giorno alla settimana dedicato alla burocrazia e alla formazione;
• 3/4 giorni a fine mese per fare una review del mio business plan e preparare i contenuti del mese che verrà.

Definire e dedicarmi alle attività del mio business per blocchi mi aiuta a essere più produttiva, focalizzata ed efficiente.
Il lavoro efficace è quello che svolgiamo in solitudine, senza distrazioni, senza continuare a sbirciare i social o la casella email. Intervallo le mie sessioni con pause di 10 minuti ogni 2 ore di lavoro. Mi concedo una coccola, come la mia tisana preferita, una corsa in giardino con Argo, osservare il vento che accarezza e muove la siepe davanti a casa.

10 cose fondamentali per essere produttiva quando lavori da casa

Non poteva mancare il decalogo per vivere in modo felice il lavoro da casa.

1. Crea uno spazio di lavoro che sia solo tuo, se ti è possibile. Più lo spazio in cui lavori è in ordine e ti rappresenta, più aiuterà la tua produttività. Se sei costretta a lavorare da uno spazio condiviso, fa in modo di creare un piccolo rituale in cui, ogni mattina, trasformi il tavolo da pranzo nella tua scrivania con le tue penne preferite, le tue candele profumate e gli incensi che profumano l'aria.
2. Pianifica le tue settimane lavorative con anticipo. Non incastrare progetti da "tutto e subito" nella tua lista clienti: ti porteranno ansia, stress, problemi e catene da cui non ti libererai con facilità.
3. Costruisci la tua routine quotidiana in modo da goderti ogni giorno. Cerca di capire quali sono le ore in cui sei più produttiva e sfruttale a tuo vantaggio.
4. Concediti delle pause durante il lavoro che siano piccoli premi e piaceri per aver rispettato la tua to do list giornaliera.
5. Elimina le distrazioni: disattiva le notifiche dei social, controlla le email solo a fine giornata, tieni lo smartphone in un'altra  stanza.
6. Evita il multitasking.
7. Lavora per blocchi, con la tecnica del batching: cerca di accorpare attività simili nella stessa giornata. Si dice che il cervello umano impieghi dagli 8 ai 20 minuti per tornare a concentrarsi su una nuova attività. Meglio ottimizzare, non credi?
8. Datti un orario di lavoro e rispettalo.
9. Non fare to do list interminabili: 3 attività al giorno sono sufficienti.
10. Definisci i tuoi confini lavorativi. Spiega ai tuoi famigliari i tuoi orari di lavoro, le zone off-limits e così anche alle tue clienti. Non hai bisogno di essere reperibile a ogni ora.

Il lavoro, in questo modo, è piacevole.
Quando ho scelto di essere una freelance volevo essere libera di seguire i miei ritmi, di avere spazio per continuare a crescere come essere umano e come professionista con un business flessibile e nutriente allo stesso tempo.
Che fosse sostenibile in termini economici ed organizzativi.

Lavorare da casa con serenità non è utopia, ma questione di organizzazione e definizione dei tuoi spazi, identificando i tuoi confini sia con le tue clienti che con i tuoi famigliari.

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