Come lavorare 4 ore al giorno ed essere felice

Come integrare vita privata e lavoro, un passo dopo l'altro.

Si parla moltissimo di equilibrio tra vita privata e lavoro ma, per sua natura, la definizione di equilibrio è qualcosa di precario e instabile, qualcosa che subisce continue fluttuazioni. A me piace pensare all'integrazione di questi due aspetti, perché è innegabile che l'uno sia strettamente legato all'altro.

Quando siamo stanche, anche l'efficienza e la produttività calano. Quando siamo preoccupate, spesso quei pensieri ce li portiamo anche al di fuori del nostro business. E così, allo stesso modo, condividiamo successi e fallimenti con chi ci sta accanto. Ancora, l'imprevisto lavorativo può impattare sulla vita privata e vale lo stesso quando capita un imprevisto privato che scombina la nostra agenda perfetta.

Ci sono voluti 4 o 5 anni per arrivare a lavorare 4 ore al giorno, ma ce l'ho fatta. Ci sono periodi di attività più intensi dove a volte lavoro anche al mattino, ma in linea di massima tendo a restare in una routine lavorativa pomeridiana. Questo perché la mia energia è molto più alta a partire da dopo pranzo rispetto alla fascia mattutina. Voglio dirti che nei primi anni del mio business non era affatto così. Il primo anno di partita IVA avevo ancora un contratto con la mia azienda ed ero una slash worker. Il mio modello di business non poteva prevedere consulenze ma solo lavoro di back office perché il lavoro in ufficio era prima a tempo pieno, sino a quando non sono riuscita a farmi concedere un part-time settimanale in cui il mio orario era in fascia mattutina per lasciare poi spazio al mio business nel pomeriggio. In ogni caso, sino a quando non ho lasciato il lavoro da dipendente, non conoscevo orari né week-end. Dedicavo ogni secondo e minuto libero alla mia attività, al marketing, alla comunicazione e alla formazione. Per crescere, fare esperienza, farmi conoscere, portare la mia visione lavorativa nel mondo.

Questo lo dico perché spesso crediamo che chi raggiunge certi risultati non abbia fatto sacrifici, ma non è così. Dietro storie di cambiamento c'è sempre la fatica, perché cambiare è complicato, servono prove e molte cadute per capire cosa fa per noi e in che modo fare meglio. Il cambiamento è un processo continuo e non una meta.

Consigli di organizzazione per arrivare a lavorare 4 ore al giorno

Come ogni metodo organizzativo, credo che ognuno di noi debba trovare la propria strada. Ecco cos'ho fatto io per arrivare a ottenere sostenibilità anche nell'organizzazione del mio business.

• Riconoscere come si muove la mia energia. Per me è stato importante smettere di sentirmi in colpa per mattinate inconcludenti e fuori focus. Scoprire che la mia energia funziona meglio nel pomeriggio mi ha aiutata a concentrare in questa fascia oraria le attività di analisi e strategia, spostando attività creative o di back office al mattino, quando serve. In generale, quindi, lascio le mattinate libere per prendermi cura di me, per la gestione delle incombenze domestiche e per dedicarmi a progetti personali, come la scrittura del mio romanzo.
• Accorpare i giorni di consulenza. Anziché lasciare ampi spazi liberi nell'agenda, ho scelto di condensare in due pomeriggi settimanali gli orari di consulenza. Ho in agenda una giornata dedicata a chi sta procedendo sulla strada di De-Sider, la mia consulenza di posizionamento di brand e una giornata per chi sta seguendo Mana, la mia consulenza dedicata alla strategia di comunicazione.
• Accorpare il lavoro sulle strategie di comunicazione in giornate interamente dedicate al lavoro di analisi e redazione delle strategie. Questo mi permette di essere focalizzata e di non disperdermi tra email, social media e qualsiasi altra distrazione. Voglio sempre lavorare al massimo della concentrazione sui progetti che seguo, per questo per me è importante seguire pochi progetti in contemporanea, per dedicare a ognuno le giuste attenzioni.
• Tengo almeno una giornata settimanale libera da qualsiasi task. In quella giornata se capita inserisco le incombenze domestiche, altrimenti la sfrutto per recuperare arretrati o mettermi avanti con le task residue della settimana.
• Lavoro in batching anche nell'attività di back office. Dedico giorni specifici a rispondere alle email e per l'emissione delle fatture.
• Tengo una settimana al mese per la creazione dei contenuti. Questa per me è una settimana di creatività pura e di introspezione nella mia attività. È una settimana che mi rigenera e mi permette di ripartire con il massimo delle energie per tornare al lavoro con le mie clienti e le consulenze.

Cosa serve per lavorare 4 ore al giorno

Ci sono alcuni consigli aggiuntivi che mi sento di darti.

• Avere uno spazio di lavoro dedicato è importante. Può non essere facile se non hai una stanza a casa a tua disposizione, ma ci sono alternative come i coworking o le biblioteche. Anche adibire un angolo della casa a tuo studio, ma portando con te l'occorrente per creare uno spazio confortevole e ricco di ispirazione è una soluzione importante. Lo spazio in cui lavori è la manifestazione di chi sei tu e di ciò che vuoi creare. In questo articolo di Chiara Battaglioni trovi i suoi consigli per organizzare lo spazio di lavoro in casa, anche se hai uno spazio condiviso o se lo spazio è risicato. Qui, invece, c'è un articolo di Michela Martini di Spazi Fluidi per portare il benessere del feng-shui nel tuo spazio di lavoro.
• Avere un'agenda organizzata. Quest'anno io ho scelto di tornare alla Week & Day di Legami.
• Qui trovi un approfondimento su come organizzo le mie giornate lavorative.

Gli strumenti per organizzare il lavoro da freelance

Ecco una lista degli strumenti che amo utilizzare nell'organizzazione della mia vita lavorativa.

Oltre all’agenda cartacea – di cui non posso fare a meno – utilizzo strumenti digitali e non per organizzarmi al meglio.

• Asana per la gestione dei progetti, del marketing e della mia strategia di brand.
• Google Calendar per fissare gli appuntamenti con le mie clienti. Questo avviene in modo automatico attraverso il mio CRM, il gestionale che utilizzo per il lavoro condiviso con le mie clienti. In alternativa, puoi utilizzare Calendly 
• Zoom come supporto per le consulenze con le mie clienti.
• Il diario del business dove raccolgo tutto ciò che riguarda la mia attività: idee per nuovi servizi o di comunicazione e marketing, l’andamento energetico dei vari mesi dell’anno, le cose che hanno funzionato e quelle da migliorare. Un diario che assomiglia a una infinita to do list ma senza il quale non potrei vivere. Ultimamente sto utilizzando sempre meno questo strumento, sfruttando maggiormente Asana e il mio CRM per ridurre al massimo l'utilizzo di carta e degli strumenti che ho in dotazione.
• Excel per i miei calendari editoriali.
• E poi, ovviamente, il mio business plan, che è la mappa da cui partire - e a cui tornare - ogni volta.

L'organizzazione non è un processo statico e sempre uguale a sé stesso. È un metodo che si affina, che si adatta e plasma alle circostanze esterne, ma che - proprio per il suo essere fluido con i propri capisaldi - ci permette di uscire indenni e con ancora una buona dose di energie anche dai periodi più duri. Ho scritto anche un articolo sulle aree più importanti su cui portare l'attenzione nella vita da freelance. Lo trovi qui.

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