Organizzare il lavoro da freelance: pianificazione e agenda

Come organizzo le mie giornate di lavoro.

Pianificare e organizzarsi è una vera e propria arte. Non si tratta solo di un gioco di incastri come Tetris, di una to do list inifinita che avanza inesorabile come le bolle di Puzzle Bobble. L’organizzazione è fatta di scelte, a volte di piccoli compromessi, di pianificazione e flessibilità. Sembra un ossimoro, vero? Eppure il segreto di un’ottima pianificazione è proprio questo: lasciare ampi spazi vuoti per non essere travolta dagli eventi (e dalle cose da fare).

Come organizzo le mie giornate lavorative: la mattina

Sono una di quelle libere professioniste che attuano la buona riuscita nel lavoro grazie a un tasso di energie, ispirazione e buon umore pressoché inesauribile. Il mio segreto è semplice: le mie giornate lavorative iniziano sempre dopo pranzo e dedico la mattina a me stessa, alle mie attività di piacere. Mi prendo cura del mio corpo, della mia spiritualità, della mia mente, della mia creatività. In questo modo, all’occorrenza posso lavorare anche nei fine settimana, far fronte a eventuali emergenze senza mai sentirmi schiacciata dagli eventi, in affanno sulle cose da fare. Perché sono rilassata e metto il mio benessere personale sopra tutto. In caso contrario, come potrei essere di supporto alle mie clienti? Come potrei sfornare idee per le strategie di comunicazione di altri brand, avere sempre idee per la mia strategia e per promuovere iniziative per coccolare la mia community? Semplice: non potrei. Prendermi cura di me per poter essere solida e forte sulle mie fondamenta è stata la scelta vincente in un anno in cui la parola d’ordine è stata flessibilità.

Non ho una vera e propria routine del mattino: ci ho provato, ma per me The Miracle Morning è una tortura. Certo, le mie giornate si aprono sempre con una colazione lenta a base di cappuccino home made, pane, burro e marmellata ma questo è il mio rituale del buon giorno e del buon umore. Dopo una doccia calda e la mia skin care quotidiana mi dedico alle pratiche spirituali e, successivamente, mi prendo cura di corpo e mente: a volte con le lezioni di yoga, a volte con le lezioni con Nicoletta Barra, la mia meravigliosa Body and Soul Mentor, che mi coccola e si prende cura di me con la sua presenza delicata e al contempo decisa. Ci sono giorni in cui mi dedico al mio romanzo insieme a Edy Tassi, la mia incredibile buddy e Writer Coach, oppure avvolta dal silenzio del mio studio. A volte, ancora, mi dedico alla formazione. Scrivo sul mi diario solo quando ne sento la necessità, senza vincoli né obblighi.

Soprattutto, ho imparato a capire quali sono i miei cicli energetici: io lavoro in modo veloce e focalizzato al pomeriggio, al mattino sono un bradipo. Durante il cliclo mensile ho giornate in cui ho bisogno di introspezione e altre in cui sono un vulcano di idee. Ho imparato ad ascoltarmi, a capire di cosa ha bisogno il mio corpo e ho iniziato a pianificare portando ai massimi livelli la mia produttività senza dover aggiungere attività alla mia agenda ma, piuttosto, a capire quando è necessario fare spazio alle pause e ai silenzi.

Ti lascio un po’ di risorse che possono aiutarti a essere consapevole del tuo ciclo energetico:

  • Puoi scoprire i cronotipi (sei gufo, allodola o colibrì)  grazie a questo bellissimo articolo di Chiara Battaglioni.
  • Ti consiglio un articolo di Nike Spalletti Pinotti per iniziare a comprendere le fasi del tuo ciclo mestruale, ascoltarlo e onorarlo.
  • E un approfondimento sulla pianificazione consapevole scritto da Manuela Angelini, facendoti aiutare dai pianeti e dalle energie che influenzano ogni giorno della settimana.

Come organizzo le mie giornate lavorative: l’agenda

Siamo in quel periodo dell’anno in cui pensare alla nuova agenda è una necessità. Ne ho provate moltissime nella mia vita e credo non ci sia una soluzione univoca ma solo il supporto più adatto alle nostre esigenze. Negli anni ho capito che funziono meglio con una vista settimanale verticale perché ho bisogno di avere una vista di insieme e non frammentata. Il formato verticale mi aiuta anche a dare spazio allo sguardo e a non sentirmi soffocare a causa degli spazi strimintiziti che spesso si trovano nelle agende orizzontali. Le mie preferite – in questo formato – sono la Happy Planner (perfetta se ami decorare l’agenda, ma ti consiglio il formato A4 e con una carta spessa come piace a me)  e la Dailygreatness Business, che è anche un ottimo strumento di coaching e di auto-analisi sia per fare il punto sul tuo business che su te stessa.

Nell’agenda utilizzo dei codici colore per evidenziare le diverse attività che compongono la mia settimana: gestione del lavoro con (e per) le mie clienti, gli impegni personali, la formazione, le attività famigliari e gli imprevisti, la progettazione del mio business (comunicazione, marketing, progetti futuri, burocrazia e contabilità). Parlo di settimana perché anche lavoro a blocchi con la tecnica del batching: ci sono giorni interamente dedicati al lavoro in consulenza con le mie clienti e altri giorni in cui lavoro alle loro strategie altri ancora, in cui mi concentro solo sul mio business.

Quando pianifico tengo in considerazione le mie energie e parto da lì per la gestione del calendario degli appuntamenti: è più facile, perché so di essere sempre al massimo della forma per le mie clienti. 

Oltre all’agenda cartacea – di cui non posso fare a meno – utilizzo strumenti digitali e non per organizzarmi al meglio.

  • Asana per la gestione dei progetti, del marketing e della mia strategia di brand.
  • Google Calendar e Calendly per fissare gli appuntamenti con le mie clienti e Zoom come supporto per le nostre consulenze.
  • Il diario del business dove raccolgo tutto ciò che riguarda la mia attività: idee per nuovi servizi o di comunicazione e marketing, l’andamento energetico dei vari mesi dell’anno, le cose che hanno funzionato e quelle da migliorare. Un diario che assomiglia a una infinita to do list ma senza il quale non potrei vivere.
  • Excel per i miei calendari editoriali.

 

La mia pianificazione funziona dopo anni di esperimenti, ricerche, fallimenti e incastri. Ho trovato il giusto compromesso tra cartaceo e digitale perché ho bisogno di scrivere ciò che devo fare ma, al contempo, per gli impegni di lavoro avere il promemoria attivo sullo smartphone, in periodi particolarmente intensi, mi salva la vita.

Se vuoi altre ispirazioni sulla vita da freelance, te ne parlo sempre un po’ nella mia newsletter mensile, Atanor. Parto da me, ma poi parlo di tutto quello che ho vissuto, letto, visto e sentito nell’ultimo mese e che ho voglia di condividere con te. 

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