Strategie per lavorare meglio al tuo ritmo

Dalla produttività drenante a una routine di lavoro ispirata.

Quando sento parlare di produttività come si fa di solito mi sento svenire, perché anche se la promessa è “lavorare meglio” il sottotesto dice sempre “così potrai fare di più”.

Ci sono voluti anni di tentativi, fallimenti e incastri per arrivare a una routine ricca e focalizzata, che mi permette di lavorare poche ore al giorno senza esaurirmi e gestendo la mia attività in modo ispirato.

Si dice sempre che produttività è ottimizzare il tempo lavorativo ma è un punto di vista esterno che con me non ha mai funzionato. La mia rivoluzione è iniziata quando ho compreso che la produttività è legata in modo inestricabile a come ti senti e al modo in cui usi le tue risorse.

Cosa significa essere produttivi?

Nella nostra era della performance confondiamo la produttività nelle ore di lavoro con i raggiungimenti esterni, come i contenuti che riusciamo a scrivere o i prodotti che confezioniamo in un certo periodo di tempo.

Essere produttive invece è ottimizzare le nostre risorse:

• Ascoltare la propria energia per capire quali sono i momenti della giornata o del mese in cui siamo più focalizzate e rapide nell’eseguire i compiti.
• Distribuire i compiti e il carico di lavoro nella giornata allineandolo al proprio ritmo interiore.

Io ad esempio sono più concentrata e attiva al pomeriggio, al mattino sono un bradipo. Durante il ciclo mensile ho giornate in cui ho bisogno di introspezione e altre in cui sono un vulcano di idee.

Imparare ad ascoltarmi e capire come cambiano le mie energie mi ha permesso di iniziare a pianificare le mie routine in modo più consapevole. Senza sovraccaricarmi nei periodi in cui ho bisogno di riposo e silenzio e concentrando le attività in quelli in cui ho un tasso di energie quasi inesauribile.

Il mio segreto per una produttività che non schiaccia è semplice: le mie giornate lavorative iniziano sempre dopo pranzo. Dedico le mattine a me stessa, alle pratiche spirituali e alla cura del corpo, alla creatività e al mio romanzo, alle attività di piacere. E, quando serve, alle incombenze domestiche, come la spesa dal mio fruttivendolo di fiducia.

Mi prendo cura del mio benessere prima di tutto perché in questo modo posso davvero essere ispirata quando creo strategie di comunicazione per le mie clienti o nuove iniziative per coccolare la mia community. Facendo regolarmente il pieno di energie e buonumore, quando serve posso anche lavorare nel fine settimana o far fronte a eventuali emergenze senza sentirmi svuotata e sopraffatta.

Spazio e rituali per lavorare meglio

Avere uno spazio di lavoro che ti aiuti ad entrare in “modalità ufficio” richiamando a te la creatività e l’entusiasmo per affrontare la giornata può fare la differenza.

Magari stai ancora aspettando di avere quella famosa stanza tutta per te ma puoi lasciarti ispirare dall’antica sapienza del feng shui e iniziare con piccoli aggiustamenti per creare un ambiente che favorisce la concentrazione, l’intuito e la tranquillità.

Anche l’approccio con cui ti siedi alla scrivania cambia il corso della giornata. Se alle nove del mattino sei già in ansia per tutte le cose che hai da fare, la tua attenzione andrà continuamente alla to-do list e arriverai a fine giornata sentendoti esausta.

Il mio consiglio per evitare l’effetto palla di neve?

Crea un piccolo rituale che ti accompagni verso la dimensione lavorativa, un gesto significativo che ha l’effetto della campanella della scuola ma con più gentilezza.

Il tuo rituale può essere qualcosa di davvero semplice come accendere una candela della tua fragranza preferita, dedicare cinque minuti alla meditazione o leggere una poesia prima di iniziare a lavorare per invitare la Musa dell’ispirazione a sedersi accanto a te.

Ricorda che l’attenzione subisce cali fisiologici anche se sei nel tuo spazio perfetto e ti senti piena di energia. Crea una routine focalizzata che alterna momenti di lavoro e pause, piccoli spazi di piacere in cui far riposare la mente sorseggiando una tisana o con una breve passeggiata.

I flussi di lavoro per non disperdere le energie

Hai mai pensato che sarebbe meraviglioso avere un aiutante segreto che svolge i compiti più noiosi lasciandoti libera di dedicarti alle attività che ti riempiono di entusiasmo e motivazione?

Inizia tracciando i tuoi flussi di lavoro, le procedure da seguire per portare a termine un determinato incarico. Il flusso di lavoro elenca tutti i passaggi da fare e gli strumenti che usi, è una guida che ti porta dal punto A al punto B.

Osservandolo puoi capire quali sono i “punti critici” che ti fanno perdere tempo ed energie, e identificare le opportunità per semplificare il tuo lavoro, ad esempio delegando oppure usando un software per automatizzare alcuni aspetti della tua attività.

Obiettivi, priorità e agenda

Organizzare il lavoro da freelance è una vera e propria arte, non si tratta solo di un gioco di incastri come Tetris.

L’organizzazione è fatta di scelte, a volte di piccoli compromessi, di flessibilità. Sembra un ossimoro ma il modo per avere una pianificazione consapevole e sostenibile è proprio questo: stabilire delle priorità e lasciare spazi vuoti per non essere travolta dagli eventi.

A. GLI OBIETTIVI

Il primo passo è fissare obiettivi realistici che dovrai poi distribuire nella settimana o nel mese in base al tempo che hai a disposizione e della loro priorità per il tuo business.

Ogni obiettivo deve essere S.M.A.R.T. quindi possedere cinque caratteristiche indispensabili:

• Specifico ovvero definito e tangibile.
• Misurabile ovvero devi poter esprimere il risultato che desideri con dati oggettivi (metriche o valori) per monitorare i progressi.
• Raggiungibile ovvero realistico rispetto alle risorse che hai a disposizione e che puoi investire.
• Rilevante ovvero deve avere un impatto effettivo sul tuo business.
• Temporizzato ovvero deve avere una scadenza ed essere suddiviso in micro-obiettivi di verifica che conducono alla meta entro il tempo che hai stabilito.

B. LE TO-DO LIST

Se finora hai usato una lista-calderone con tutte le cose da fare per il tuo business da qui all’eternità, è il momento di alleggerire il carico mentale.

Osserva le diverse aree di lavoro del tuo business e crea to-do list tematiche, ad esempio dedicate:

• Alla progettualità del business (creare un nuovo servizio o sviluppare la tua offerta di videocorsi)
• Al content marketing (riorganizzare i contenuti del blog, creare un nuovo podcast)
• Alle collaborazioni (dirette su Instagram, partecipazione a eventi offline, sviluppo di progetti in co-creazione)

In questo modo puoi avere un quadro generale della situazione senza trovarti davanti un elenco infinito che ti fa sentire sempre indietro.

Le mie liste sono sempre iper dettagliate con tutti i passaggi per arrivare dall’idea al risultato finale e un’indicazione del tempo che serve a completare ogni fase, così non mi trovo mai con l’acqua alla gola.

C. LE PRIORITÀ

Per capire quali sono le tue priorità nella lista di cose da fare, puoi farti guidare dal tuo business plan per l’anno lavorativo: sarà lui ad indicarti le attività cruciali per raggiungere i risultati che desideri.

Se ti sembra tutto essenziale e impossibile da rimandare puoi usare la matrice di Covey, che aiuta a calcolare il peso di ogni attività in base a due criteri:

• Quanto è importante? L’importanza è un parametro soggettivo. Dipende dagli obiettivi di business, dai tuoi valori, dai tuoi principi.
• Quanto è urgente? L’urgenza è un parametro soggettivo, che dipende esclusivamente dal tempo.

Incrociando questi due criteri puoi ottenere quattro risultati:

• Importante e urgente: da fare subito o il prima possibile.
• Importante e non urgente: da pianificare, ad esempio per lavorare sugli obiettivi a medio termine come il lancio di un servizio o la tua formazione.
• Non importante e urgente: da delegare, per focalizzare le tue energie sulle attività importanti.
• Non importante e non urgente: da eliminare senza rimpianto.

Definite le priorità puoi iniziare a distribuire il lavoro sull’agenda. Per una routine produttiva e focalizzata, tieni presenti le fluttuazioni del tuo flusso energetico.

Se la mattina hai poca concentrazione puoi dedicarla alle attività con un basso rischio di errore, come la programmazione dei tuoi canali social. Rimandando le attività che richiedono più prontezza, come gli appuntamenti con le clienti, ai momenti in cui le energie mentali sono al massimo e puoi dare il meglio di te.

Batching e niente distrazioni per migliorare il focus

L’ultimo consiglio che voglio darti per essere più produttiva al tuo ritmo è questo: immergiti nel flusso lavorativo e restaci.

Le cose da fare per evitare le distrazioni le sappiamo tutti:

• Evita il multitasking per restare focalizzata.
• Metti lo smartphone in modalità aerea e dimenticalo nella stanza più lontana.
• Tieni chiuso il programma di posta e controlla le email solo nei momenti dedicati alla comunicazione con i clienti.
• Stacca dai social network e controllali solo in orari definiti mettendo un limite di tempo per non essere risucchiata dal feed.
• Sfrutta la tecnica del batching e accorpa i compiti simili nello stesso blocco di lavoro per evitare l’effetto altalena.

Sono consigli di buon senso e spesso l’unica cosa che impedisce di arrivare a una routine di lavoro ricca e focalizzata è che non li mettiamo in pratica.

Per avere l’energia e l’ispirazione a portata di dita quando servono devi proteggere il tempo che dedichi al lavoro come se fosse sacro, impegnandoti a cambiare le abitudini che trasformano le tue giornate in una corsa a ostacoli.

Come vedi, la produttività è strettamente legata a come ti senti tu.

Più sei attiva, concentrata sul tuo lavoro e lontana dal rumore di sottofondo, più ti sarà facile portare a termine ciò che hai iniziato, con un risultato ancora migliore perché avrai riversato cura e attenzione in ogni dettaglio.

Se vuoi altre ispirazioni per una vita da freelance come l’hai sempre sognata ti aspetto in Atanor, la mia newsletter. È sempre disseminata di spunti e riflessioni per creare un business in cui, al centro, ci sei tu.